基于全生命周期管理的小額設(shè)備自行招標(biāo)探索
發(fā)布日期：2017-12-04 來源：《上海設(shè)備管理》
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2003年以來，國內(nèi)高校啟動了政府采購程序，得到了中央和地方財政的大力支持，高校年新增設(shè)備投資不斷提高，因此，對科學(xué)管理儀器設(shè)備、提高設(shè)備投資效益提出了更高的要求，成為相關(guān)管理部門內(nèi)涵建設(shè)的重點。上海交通大學(xué)、中山大學(xué)、山東大學(xué)、天津大學(xué)等高校探索并實踐了高校設(shè)備的全生命周期管理（LCM），該管理分為制定設(shè)備采購計劃期、采購期、使用期和處置期4個階段，計劃期和采購期處在管理的第一、第二環(huán)節(jié)。作為負(fù)責(zé)設(shè)備的招投標(biāo)與政府采購部門，協(xié)同設(shè)備使用等相關(guān)單位做好設(shè)備購入的科學(xué)規(guī)劃和計劃，減少設(shè)備重復(fù)購置及閑置、延長設(shè)備的技術(shù)生命，提高設(shè)備投資效益，是高校儀器設(shè)備LCM不可或缺的環(huán)節(jié)。以上海交通大學(xué)校本部小額設(shè)備為例，探索從源頭做好設(shè)備全生命周期管理的具體實踐方法，為提高投資效益、發(fā)揮儀器設(shè)備在人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和學(xué)科建設(shè)中的作用提供借鑒。
一、小額設(shè)備自行招標(biāo)的特點
上海交通大學(xué)的貨物招標(biāo)采購實施細(xì)則規(guī)定，單臺件或批量采購金額在20萬元（含）～50萬元（不含）的采購項目屬于小額設(shè)備。其采購方式為由項目單位提出申請，經(jīng)招投標(biāo)與政府采購辦公室批準(zhǔn)同意，由招投標(biāo)與政府采購辦公室負(fù)責(zé)組織項目單位自行組織實施。由于高�？蒲袃x器設(shè)備的招標(biāo)采購呈現(xiàn)出“兩頭大中間小”的杠鈴式分布，小額設(shè)備作為“杠鈴”的一端，其招標(biāo)通常被稱為“C類”招標(biāo)。
1、小額設(shè)備購置特點
從采購實踐來看，小額設(shè)備項目通常是采購數(shù)量最多的項目。其采購特點是數(shù)量多、種類雜、時間緊、單件設(shè)備采購量和采購金額小、累計采購量和總金額較大。涉及教學(xué)、科研面廣，對學(xué)校教學(xué)、科研的影響不容忽視。
2、小額設(shè)備在整個設(shè)備采購中的統(tǒng)計情況
對上海交通大學(xué)校本部2014～2016年小額設(shè)備的統(tǒng)計分析，可以得出以下4個結(jié)論：（1）小額設(shè)備采購數(shù)量大，年均占采購項目總數(shù)的63.64%；（2）中標(biāo)金額不可忽視，年均中標(biāo)金額占采購項目總金額的27.18%；（3）節(jié)約資金額比較可觀，年平均節(jié)約資金312.70萬元；（4）年均節(jié)約資金占總節(jié)約資金比為20.21%。上述情況說明涉及小額設(shè)備投資效益、設(shè)備采購質(zhì)量等一系列管理環(huán)節(jié)，都是高校設(shè)備LCM中不可或缺的有機組成部分，都會對該類設(shè)備應(yīng)用于教學(xué)科研等領(lǐng)域產(chǎn)生直接或間接的影響，探索其自行招標(biāo)工作是對高校設(shè)備LCM管理模式的有益補充。
3、小額設(shè)備年度采購情況統(tǒng)計
2016年度上海交通大學(xué)校本部有27家用戶，采購小額設(shè)備總數(shù)為152臺（件）。分別對采購單位情況和采購單位中標(biāo)金額進(jìn)行統(tǒng)計，各部門的項目數(shù)占比分別為：學(xué)院占67%、管理部門占15%、教學(xué)輔助部門占11%、科研機構(gòu)占7%；中標(biāo)金額占比分別為：學(xué)院占86%、教學(xué)輔助部門占7%、科研機構(gòu)占4%、管理部門占3%。
占85%教學(xué)、科研和教學(xué)輔助部門的中標(biāo)金額占總中標(biāo)金額的97%，占15%的管理部門的中標(biāo)金額在總中標(biāo)金額中的占比只有3%。由此可見，小額設(shè)備對教學(xué)、科研的支持作用不容忽視，在高校設(shè)備LCM中占有重要的一席之地。
二、小額設(shè)備采購中存在的問題
依據(jù)小額設(shè)備在LCM所處的管理階段，結(jié)合實際工作流程、遇到的困難，梳理出其對設(shè)備LCM存在的4個亟待解決的問題。
1、自行招標(biāo)權(quán)威性不夠，良性競爭機制尚未形成
受小額設(shè)備采購特點的局限，這類項目的自行招標(biāo)對投標(biāo)商吸引力不大，供應(yīng)商不重視，難以組織起有效的競爭，在很大程度上削弱了自行招標(biāo)的力度，降低了設(shè)備招標(biāo)水平。
2、受公告信息發(fā)布局限，遺漏性價比較優(yōu)的設(shè)備
因限額以下設(shè)備無法在財政部門指定媒體上發(fā)布公告，一般發(fā)布在學(xué)校網(wǎng)站上，大多數(shù)潛在投標(biāo)人不習(xí)慣每天上各高校網(wǎng)站尤其是各院系的網(wǎng)站一一查看相關(guān)采購招標(biāo)信息，導(dǎo)致發(fā)出的采購招標(biāo)信息不能及時傳達(dá)給相關(guān)供應(yīng)商，信息的公開度大打折扣，直接影響潛在投標(biāo)人的范圍和數(shù)量。開標(biāo)時不足3家投標(biāo)人的情況時有出現(xiàn)，這種管理方式給個別用戶留下了為了湊滿3家而主動讓供應(yīng)商找其他兩家“陪標(biāo)”，遺漏高性價比設(shè)備的同時也觸犯了招投標(biāo)工作紀(jì)律。
3、設(shè)備重復(fù)購置、閑置現(xiàn)象未決，有效提高投資效益受阻
多部門協(xié)同一體化是高校有效實施設(shè)備LCM的關(guān)鍵，是學(xué)校設(shè)備LCM 運行中著力解決的問題。在實踐中遇到的最大困難是多部門協(xié)同一體化工作的信息共享平臺建設(shè)和完善，該平臺在提供準(zhǔn)確管理信息方面具有“眼睛”的作用。由于建設(shè)中的平臺，數(shù)據(jù)共享、綜合統(tǒng)計功能尚未完全啟動，局限各二級單位獲取制定計劃所依據(jù)的統(tǒng)一開放的標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)，加之不同院系之間的信息共享和溝通不暢，影響設(shè)備采購計劃制定的科學(xué)性、全面性和適應(yīng)性，造成設(shè)備重復(fù)購置、閑置后患，成為有效提高投資效益遇到的難題之一。
4、招標(biāo)專業(yè)人才缺乏，影響招投標(biāo)工作質(zhì)量
受人員編制限制，目前精通高校招標(biāo)專業(yè)人才缺乏，各院系的招標(biāo)工作采取“誰買設(shè)備誰招標(biāo)”的方式，采購儀器的工作分配給教師等非招投標(biāo)專業(yè)人員。由于不熟悉招投標(biāo)法規(guī)、業(yè)務(wù)欠精通，工作中存在較大的主觀性，甚至有時違規(guī)操作而不知。還存在諸如設(shè)備招標(biāo)文件套話、空話多，技術(shù)參數(shù)提供不齊全或缺乏針對性，不能反映招標(biāo)方的真實需求，直接影響購進(jìn)設(shè)備質(zhì)量等急需進(jìn)一步解決的問題。
三、小額設(shè)備自行招標(biāo)對高校設(shè)備LCM的影響
縱觀設(shè)備LCM的循環(huán)運行系統(tǒng)，小額設(shè)備的自行招標(biāo)管理工作，是制定購置計劃的接續(xù)階段、采購的具體實施階段、設(shè)備使用和處置的基礎(chǔ)階段。明晰小額設(shè)備對LCM各個階段的影響，是有的放矢提高投資效益的依據(jù)。
1、采購計劃期對設(shè)備LCM的影響
小額設(shè)備購置計劃期的關(guān)鍵性工作是計劃的制定、選型和提供技術(shù)參數(shù)。研究表明，設(shè)備計劃期和采購期管理決定了其壽命周期費用的90%，決定著70%未來問題。可見計劃采購期對后續(xù)3個階段起著決定性影響。該階段一般是由使用教師獨立完成，這是一項耗時費力的工作，尤其是一體化數(shù)據(jù)共享系統(tǒng)尚未全面啟動的情況下，增大了計劃制定科學(xué)性的難度。
據(jù)統(tǒng)計，購買一臺普通的儀器設(shè)備要花上2～3個月的時間進(jìn)行調(diào)研，遇到技術(shù)性能復(fù)雜的儀器設(shè)備，花上大半年時間來完成調(diào)研工作的情況也時有發(fā)生。學(xué)校教師面臨科研和教學(xué)的雙重壓力，為了購置設(shè)備還要花費大量時間，通過電話咨詢、網(wǎng)上搜索甚至現(xiàn)場踏勘等方式完成前期調(diào)研工作。長此以往，教師受時間和精力所限，難以投入更多的時間和精力去分析和比較同類產(chǎn)品，加之受一體化數(shù)據(jù)共享系統(tǒng)限制，難以在全面掌握本院系設(shè)備信息的層面，制定出有利于設(shè)備全生命周期管理的高質(zhì)量采購計劃。
2、采購期對設(shè)備LCM的影響
小額設(shè)備采購期的核心工作是招投標(biāo)、簽訂合同和安裝調(diào)試。做細(xì)做實該過程的一系列環(huán)節(jié)，是提高投資效益、延長后續(xù)管理階段設(shè)備使用壽命和技術(shù)壽命的保障。
招投標(biāo)公告發(fā)布的受眾面是參與供應(yīng)商數(shù)量和質(zhì)量的保證，在采購期管理中具有重要的基礎(chǔ)作用。要深入研究招標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)階段等相關(guān)例行工作，在招投標(biāo)工作實務(wù)中積累經(jīng)驗，只有應(yīng)用源于實踐中的經(jīng)驗，才能精準(zhǔn)做好提高設(shè)備投資效益工作。
合同簽定階段控制住合同實質(zhì)性內(nèi)容，監(jiān)管合同談判與簽定的程序；履約階段控制住到貨驗收和安裝調(diào)試，為設(shè)備在使用期良好運行奠定基礎(chǔ)。
3、使用期對LCM的影響
小額設(shè)備的使用期是其全生命周期管理中時間最長的重要環(huán)節(jié)。這段時間的管理是衡量設(shè)備使用效益的重要階段。由于學(xué)校院、系、實驗室、研究部門為儀器設(shè)備的使用單位，使用者對于購進(jìn)設(shè)備使用過程中各項性能、指標(biāo)等質(zhì)量因素最有發(fā)言權(quán)。因此學(xué)校的相關(guān)職能部門，如招采辦和設(shè)備處聯(lián)合與用戶建立聯(lián)系，跟蹤設(shè)備的使用情況，獲得設(shè)備使用階段的反饋信息，完善設(shè)備LCM相關(guān)階段的數(shù)據(jù)積累。
4、處置期對LCM的影響
小額設(shè)備處置期的主要工作是設(shè)備評價、調(diào)撥管理、設(shè)備報廢管理。由于設(shè)備的報廢階段基本不在質(zhì)保期之內(nèi)，因此，就涉及到采購階段的設(shè)備評價說明，對設(shè)備使用壽命中自身的性能指標(biāo)、中標(biāo)的供應(yīng)商全程服務(wù)作出客觀的評價。該評價非常有價值，一方面可以為招投標(biāo)與政府采購辦公室和其他用戶單位在今后采購工作提供參考，另一方面為下一輪采購階段篩選優(yōu)秀供應(yīng)商做好基礎(chǔ)性工作，從而優(yōu)化并改進(jìn)設(shè)備的全生命周期管理。
四、加強小額設(shè)備采購管理的實踐和建議
針對設(shè)備全生命周期管理LCM過程中出現(xiàn)的問題，進(jìn)行改進(jìn)、提出建議，是對招投標(biāo)實務(wù)工作中提高設(shè)備投資效益、促進(jìn)和完善設(shè)備LCM走向良性循環(huán)的有益探索。
1、利用“互聯(lián)網(wǎng)＋政府采購”等多種渠道，彌補招投標(biāo)公告信息發(fā)布的局限
足夠數(shù)量的投標(biāo)商參與學(xué)校儀器設(shè)備的競標(biāo)，是保證招標(biāo)質(zhì)量的基礎(chǔ)。為此利用“互聯(lián)網(wǎng)＋政府采購”等多渠道，在手機客戶端建立與學(xué)校信息聯(lián)網(wǎng)的供應(yīng)商信息庫，凝聚優(yōu)秀設(shè)備供應(yīng)商，以提高儀器設(shè)備供應(yīng)的性價比。如利用微信公共平臺，將日常服務(wù)積累的供應(yīng)商信息資料、各種設(shè)備展銷會等多種渠道獲得的供應(yīng)商信息，通過手機掃描二維碼增加信息庫信息，利用校際經(jīng)驗交流等渠道，重點選擇優(yōu)秀供應(yīng)商，建立一批相對穩(wěn)定的供應(yīng)商信息庫，一定程度上解決了公告信息發(fā)布局限問題。
此外，為充分利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高采購效率和資金使用效益，結(jié)合高�？焖侔l(fā)展的實際情況，可以嘗試對納入學(xué)校統(tǒng)一采購范圍，但未達(dá)到政府采購限額標(biāo)準(zhǔn)的部分采購項目，利用“大額快速采購系統(tǒng)”的采購信息發(fā)布、供應(yīng)商網(wǎng)上報價、系統(tǒng)排序、用戶初選、專家評審、網(wǎng)上公布采購結(jié)果等功能，實現(xiàn)快捷高效采購的采購方式。
2、創(chuàng)新服務(wù)方式，解決設(shè)備購置過程中遇到的問題
為提高小型設(shè)備投資效益和采購質(zhì)量，上海交通大學(xué)招投標(biāo)與政府采購辦公室，實施“保質(zhì)提效、多軌并行”的改革原則，即在兼顧質(zhì)量和效率的同時，推進(jìn)重大工程資格預(yù)審制度、小型項目預(yù)選供應(yīng)商制度、“重心下移”服務(wù)基層，做到多管齊下。在工作流程內(nèi)找差距、補漏洞，優(yōu)化服務(wù)細(xì)節(jié)。如：到二級單位宣講采購政策、培訓(xùn)操作流程，實現(xiàn)零距離“對接服務(wù)”；定期為教師講解采購政策、小型設(shè)備采購流程、招標(biāo)文件的編制方法等，通過宣講采購政策、法規(guī)，提高了用戶對招投標(biāo)工作的法律意識，投訴質(zhì)疑舉報事件較往年大幅減少。通過對工作流程的培訓(xùn)，提高了工作效率，2016年中標(biāo)結(jié)果100%公示無差錯。通過對招標(biāo)合同的進(jìn)一步優(yōu)化，使招標(biāo)合同更貼近用戶需求。
3、發(fā)揮導(dǎo)師引領(lǐng)作用，在設(shè)備招標(biāo)實務(wù)工作中培養(yǎng)招投標(biāo)專業(yè)人才
目前高校普遍缺少招投標(biāo)專業(yè)人員，招標(biāo)環(huán)節(jié)對設(shè)備LCM的運行質(zhì)量影響大，尤其在遇到臨時性、大金額的設(shè)備購置項目，如“985工程”及“211工程”高校經(jīng)常會收到一筆計劃外的國撥緊急專項資金，由于該資金特點是計劃外、數(shù)額大、使用期限短。因此，更加凸顯了招標(biāo)工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)對設(shè)備LCM的影響。
2016年10月上海交通大學(xué)接到計劃外的國撥緊急專項資金，招投標(biāo)與政府采購辦公室，一是給本單位年輕的從業(yè)人員加擔(dān)子，配備導(dǎo)師，在導(dǎo)師的指導(dǎo)下通過具體的招標(biāo)實務(wù)操作，熟練業(yè)務(wù)提高工作效率；二是根據(jù)自行招標(biāo)特點，借此機會幫助各二級單位培養(yǎng)本學(xué)科的專業(yè)化招標(biāo)采購管理隊伍，通過對每個二級學(xué)院負(fù)責(zé)招標(biāo)采購工作人員的實務(wù)操作指導(dǎo)，培養(yǎng)勝任各學(xué)科招標(biāo)采購的專職人員；三是建立招投標(biāo)與政府采購辦公室與二級學(xué)院相關(guān)負(fù)責(zé)人的聯(lián)系，就招標(biāo)采購設(shè)備的購置計劃、采購情況、招標(biāo)采購流程等事宜進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和針對性溝通，以提高采購效率和資金使用效益。在多方通力協(xié)作下順利完成了這項工作。
4、建立“一門式”信息共享系統(tǒng)，解決LCM運行中的深層次問題
高校設(shè)備LCM管理的核心問題是建立設(shè)備資源信息共享的一體化管理系統(tǒng)，關(guān)鍵問題是多部門協(xié)同。根據(jù)設(shè)備全生命周期管理要求，上海交通大學(xué)正在建設(shè)招標(biāo)采購“一門式”信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。在該系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，相關(guān)職能部門可進(jìn)行有效對接，做到管理信息化，推進(jìn)設(shè)備LCM向管理數(shù)據(jù)共享、追蹤設(shè)備管理等深層次發(fā)展。在信息化“一門式”系統(tǒng)中，用戶只需登錄一個高校門戶網(wǎng)站的校園身份識別入口，即可看到所購置設(shè)備的生命周期全過程，包括前期論證資料、開評標(biāo)資料、電子合同、驗收單、固定資產(chǎn)入庫單、財務(wù)預(yù)約報銷單以及固定資產(chǎn)報廢清理單等。
五、結(jié)語
在上海交通大學(xué)積極探索實踐設(shè)備全生命周期管理中，在招投標(biāo)工作環(huán)節(jié)較好地解決了遇到的實際問題。今后一個時期，依照國家對高校在招采領(lǐng)域的政策法規(guī)，積極響應(yīng)“放、管、服”的改革，主動作為，確保在國家政策改革過程中“接得住、管得好”。同時以此為抓手，全面統(tǒng)籌抓建我校設(shè)備管理內(nèi)涵建設(shè)、強化提升招投標(biāo)人員的能力素質(zhì)、穩(wěn)步提高資金的投資效益。繼續(xù)探索和完善設(shè)備全生命周期管理，圍繞高校內(nèi)涵建設(shè)，踐行高校“服務(wù)側(cè)”改革，發(fā)揮高校招標(biāo)采購職能作用，提升為高校教學(xué)、科研、服務(wù)社會化的保駕護(hù)航能力。
作者：吳冠儀 陳巍 單位：上海交通大學(xué)招投標(biāo)與政府采購辦公室
