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儀器設(shè)備全生命周期管理機(jī)制探討
發(fā)布日期：2016-03-04 來源：作者:李霞 賴蕓 上海交通大學(xué)實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備處
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儀器設(shè)備的高投入對(duì)大學(xué)資產(chǎn)管理提出了新的挑戰(zhàn)，資產(chǎn)管理主要是對(duì)資產(chǎn)的實(shí)物形態(tài)進(jìn)行的一系列管理，包括資產(chǎn)購買前的招投標(biāo)、論證，以及購買后的驗(yàn)收、使用、維修、處置等管理工作，資產(chǎn)管理是涉及資產(chǎn)整個(gè)生命周期過程中的動(dòng)態(tài)管理。高校應(yīng)當(dāng)在資產(chǎn)管理視角下，綜合分析設(shè)備管理現(xiàn)狀，創(chuàng)新儀器設(shè)備管理機(jī)制和體制，實(shí)現(xiàn)設(shè)備效益最大化。
一、儀器設(shè)備管理現(xiàn)狀
1、設(shè)備投入持續(xù)增加
隨著“211工程”和“985工程”為高校購置各類儀器設(shè)備提供了可靠的資金支持，各高校設(shè)備投入量逐年持續(xù)增加。從人均設(shè)備擁有量來看，設(shè)備投入量大是好事情，說明高校辦學(xué)物質(zhì)基礎(chǔ)雄厚。但是，巨大的設(shè)備投入逐漸暴露設(shè)備管理方面的許多問題。設(shè)備報(bào)廢處置嚴(yán)重滯后，雖然有些設(shè)備已達(dá)到報(bào)廢要求，不再具有使用價(jià)值，但是有些部門為了保證設(shè)備擁有量遲遲不肯辦理報(bào)廢手續(xù)，讓這些廢舊設(shè)備繼續(xù)濫竽充數(shù)。相反，也有很多部門設(shè)備隨意處置現(xiàn)象嚴(yán)重，遺失損壞、提前報(bào)廢，造成設(shè)備資產(chǎn)的實(shí)質(zhì)性流失。許多大型儀器設(shè)備利用率不高，甚至閑置不用，這些都造成設(shè)備資產(chǎn)的隱性流失。
2、賬面額不能真實(shí)反映設(shè)備現(xiàn)值
由于高校尚未實(shí)行資產(chǎn)折舊制度，設(shè)備資產(chǎn)不計(jì)提折舊，使得儀器設(shè)備無論使用多長時(shí)間，在賬面上均以原值反映，完全不考慮設(shè)備新舊磨損程度。實(shí)際上許多設(shè)備陳舊老化，可回收價(jià)值很少，設(shè)備現(xiàn)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于賬面價(jià)值，電子設(shè)備尤為明顯。表1統(tǒng)計(jì)了我校2006年和2012年購置的計(jì)算機(jī)價(jià)格，結(jié)果顯示筆記本電腦和臺(tái)式計(jì)算機(jī)價(jià)格均大幅度下降，筆記本電腦降幅達(dá)到70%。
從使用情況看，計(jì)算機(jī)使用周期超過6年，綜合性能會(huì)大大下降，不能滿足工作需要，需及時(shí)更新。截止2012年底，我校計(jì)算機(jī)、工作站、服務(wù)器、顯示器總金額約4.55億元，其中，60% 為6年前購買。由于這類設(shè)備仍舊以原值表現(xiàn)在賬面上，造成賬面金額“虛胖”，設(shè)備的實(shí)際價(jià)值與賬面價(jià)值嚴(yán)重不符。
3、設(shè)備報(bào)廢產(chǎn)生處置費(fèi)用
電子設(shè)備更新發(fā)展迅速，使用周期大大縮短，隨意處置電子設(shè)備帶來的環(huán)境污染、信息泄密等問題日漸引起國家相關(guān)部門的重視。近年來，上海市規(guī)定將集中、收費(fèi)處置舊電子設(shè)備。2012年，我校報(bào)廢電子設(shè)備占報(bào)廢設(shè)備總量的70%，因此，長期看來電子類設(shè)備報(bào)廢將產(chǎn)生大量的處置費(fèi)用。
含放射源的設(shè)備處置費(fèi)用較大。根據(jù)國家和上海市輻射環(huán)境污染控制規(guī)定，含放射源的設(shè)備處置前必須先將放射源從設(shè)備中分離，將放射源送往上海市放射性廢物庫集中處置。根據(jù)廢源放射性活度，集中處置會(huì)產(chǎn)生不同額度的收貯、長期管理、容器和運(yùn)輸費(fèi)。
設(shè)備處置產(chǎn)生的拆舊費(fèi)、裝修設(shè)施損失費(fèi)同樣數(shù)額可觀�？照{(diào)、鍋爐、電梯、行車、通風(fēng)柜等設(shè)備都會(huì)產(chǎn)生拆除費(fèi)用。購買高端貴重儀器設(shè)備，還必須提供必要的配套環(huán)境，高端貴重設(shè)備往往要求較高的安裝運(yùn)行環(huán)境，包括空間、水、電、溫度、濕度、防塵等。一般來說，一臺(tái)球差校正透射電鏡的配套裝修費(fèi)用高達(dá)設(shè)備金額的10%，隨著高端貴重設(shè)備的報(bào)廢，配套裝修設(shè)施也隨之遭遇“報(bào)廢”，產(chǎn)生高額設(shè)備處置費(fèi)用。
4、資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)管理缺乏系統(tǒng)性
當(dāng)前各高校設(shè)備管理面臨的共同問題是資產(chǎn)帳與財(cái)務(wù)賬不一致，資產(chǎn)管理部門和財(cái)務(wù)管理部門之間缺乏系統(tǒng)性，主要體現(xiàn)在以下方面。
（1）基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目配套設(shè)備存在不同管理周期
基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目建設(shè)周期長，竣工驗(yàn)收時(shí)間滯后，配套設(shè)備安裝驗(yàn)收后即投入使用，納入設(shè)備管理范圍，而財(cái)務(wù)核算卻是在基建項(xiàng)目驗(yàn)收后，一般會(huì)比設(shè)備驗(yàn)收滯后數(shù)月甚至數(shù)年。由于資產(chǎn)管理周期和財(cái)務(wù)管理周期的不同，導(dǎo)致資產(chǎn)實(shí)物帳與財(cái)務(wù)賬不一致。
（2）資產(chǎn)分類不統(tǒng)一
設(shè)備管理部門將儀器設(shè)備分為八大類，而財(cái)務(wù)部門一般將儀器設(shè)備分為兩類。分類不統(tǒng)一，給學(xué)校的對(duì)賬工作帶來很大困難，對(duì)賬缺乏統(tǒng)一有效的分類依據(jù)。
（3）資產(chǎn)入賬時(shí)間有差異
一般，資產(chǎn)的使用單位在資產(chǎn)管理部門登記入賬后，再至財(cái)務(wù)部門完成報(bào)賬手續(xù)，這樣就會(huì)形成入賬時(shí)間的差異。尤其是手工入賬操作，這種差異更為明顯，有的甚至相差數(shù)月。
二、優(yōu)化儀器設(shè)備管理機(jī)制的措施
1、設(shè)備管理與財(cái)務(wù)管理建立協(xié)同關(guān)系
隨著資產(chǎn)和財(cái)務(wù)管理工作的信息化和日益規(guī)范化，設(shè)備管理與財(cái)務(wù)管理必須建立更深的協(xié)同關(guān)系。目前，大多數(shù)高校的設(shè)備管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)之間缺乏設(shè)備信息的有效交換，相互之間形成信息孤島。有必要在設(shè)備管理和財(cái)務(wù)管理工作中建立協(xié)同關(guān)系，整合管理信息系統(tǒng)，進(jìn)行信息共享，實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接。
設(shè)備和財(cái)務(wù)協(xié)同關(guān)系（見圖1），在設(shè)備管理和財(cái)務(wù)管理的運(yùn)行過程中，雙方共同關(guān)注資產(chǎn)編號(hào)、業(yè)務(wù)號(hào)、財(cái)務(wù)憑證號(hào)、設(shè)備分類、入賬時(shí)間、經(jīng)費(fèi)使用等關(guān)鍵信息項(xiàng)，進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和信息反饋，每一項(xiàng)交換信息都具有可追溯性。由老師發(fā)出設(shè)備采購和入賬申請(qǐng)，關(guān)鍵信息項(xiàng)從設(shè)備管理端被推送至財(cái)務(wù)管理端，并反饋回設(shè)備管理端，實(shí)現(xiàn)了協(xié)同過程。
基于上述協(xié)同關(guān)系圖，學(xué)校從2011年起實(shí)現(xiàn)了設(shè)備與財(cái)務(wù)的有效對(duì)接，設(shè)備每一項(xiàng)新增、報(bào)廢等變動(dòng)信息都與財(cái)務(wù)變動(dòng)明細(xì)相對(duì)應(yīng)。連續(xù)2年的財(cái)務(wù)報(bào)表中，設(shè)備變動(dòng)與財(cái)務(wù)變動(dòng)情況一致。設(shè)備與財(cái)務(wù)管理的信息協(xié)同為優(yōu)化設(shè)備管理模式提供了數(shù)據(jù)保障。
2、實(shí)行儀器設(shè)備折舊
折舊是指儀器設(shè)備在使用過程中，逐漸損耗而損失的那部分價(jià)值。儀器設(shè)備損耗的這部分價(jià)值，應(yīng)當(dāng)在儀器設(shè)備的有效使用年限內(nèi)進(jìn)行分?jǐn)偅纬烧叟f費(fèi)用，計(jì)入各期成本。財(cái)政部、教育部2012年底印發(fā)了新的《高等學(xué)校財(cái)務(wù)制度》，明確提出了高校應(yīng)當(dāng)對(duì)固定資產(chǎn)計(jì)提折舊。
（1）折舊意義
計(jì)提設(shè)備折舊，明確儀器設(shè)備的使用成本，將設(shè)備折舊記入各使用單位的支出，有助于增強(qiáng)各單位成本意識(shí)和建立自我約束機(jī)制。通過折舊，能夠及時(shí)核定設(shè)備資產(chǎn)實(shí)際價(jià)值，促進(jìn)正常淘汰，并及時(shí)更新設(shè)備。這將從根本上改變重復(fù)購置、貪大求全的現(xiàn)狀，能有效地控制儀器設(shè)備的投資規(guī)模，在一定程度上可以緩解設(shè)備更新的資金壓力，從而提高資金使用效益、降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。通過折舊還能夠?yàn)榇_定教育成本和科研成本提供依據(jù)。
（2）實(shí)施折舊
高校管理的儀器設(shè)備主要有八大類：儀器儀表、機(jī)電設(shè)備、電子設(shè)備、印刷機(jī)械、衛(wèi)生醫(yī)療器械、文體設(shè)備、工具量具、行政辦公設(shè)備。所有設(shè)備都可計(jì)提折舊。
根據(jù)設(shè)備使用情況，可以對(duì)這八類儀器設(shè)備執(zhí)行不同的折舊方式，一般有三種方式：綜合折舊、分類折舊和個(gè)別折舊。
計(jì)提折舊的常見方法有平均年限法、工作量法、年數(shù)總和法和雙倍余額遞減法，后兩者屬于加速折舊法。要根據(jù)儀器設(shè)備的種類確定各類設(shè)備的折舊年限，不同的設(shè)備，其折舊年限也不盡相同。
使用不同的折舊方式和折舊方法，計(jì)算出各期的折舊費(fèi)會(huì)相差很大，因此，對(duì)設(shè)備折舊的核算要持謹(jǐn)慎態(tài)度，慎重選擇折舊方法，一旦選定，在各期的會(huì)計(jì)核算時(shí)都應(yīng)保持一致，不宜隨意變動(dòng)。
3、實(shí)行儀器設(shè)備全生命周期管理
儀器設(shè)備的全生命周期管理分為四個(gè)階段：準(zhǔn)備期管理、采購期管理、使用期管理、處置期管理。在設(shè)備全生命周期中，實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備的追蹤管理，由此，學(xué)校能進(jìn)一步對(duì)設(shè)備管理實(shí)行戰(zhàn)略思考和能力規(guī)劃。
（1）提高信息質(zhì)量
信息是儀器設(shè)備全生命周期管理的核心要素之一。利用信息技術(shù)，完整記錄設(shè)備的詳細(xì)信息，同時(shí)為供應(yīng)商、廠商、使用單位和使用人員建立信息檔案，實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備全過程的效益分析和現(xiàn)狀分析、供應(yīng)商質(zhì)量評(píng)估、用戶擁有和使用分析，為學(xué)校設(shè)備配置決策提供數(shù)據(jù)支持。為了提高信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量，設(shè)備管理信息系統(tǒng)必須與學(xué)校其他管理信息系統(tǒng)共享和交換數(shù)據(jù)，如人力資源、財(cái)務(wù)、校園信息、招投標(biāo)、科研、房地產(chǎn)等管理系統(tǒng)。設(shè)備管理信息系統(tǒng)即時(shí)共享這些系統(tǒng)中已有的基礎(chǔ)信息，如責(zé)任人、使用人、中標(biāo)信息、科研項(xiàng)目、經(jīng)費(fèi)來源、校園房屋等信息，可以全方位地對(duì)設(shè)備進(jìn)行定位，更準(zhǔn)確地與其他部門進(jìn)行工作同步與合作。
（2）強(qiáng)化實(shí)物管理
首先要加強(qiáng)實(shí)物驗(yàn)收。設(shè)備一旦采購進(jìn)校，必須進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)開箱驗(yàn)收，建立完備的驗(yàn)收檔案，包括實(shí)物拍照、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、電子標(biāo)簽等，采用電子檔案管理模式。
其次，在設(shè)備使用過程中，制定并執(zhí)行維修保養(yǎng)計(jì)劃，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)和維修，確保設(shè)備始終處于完好狀態(tài)，能夠隨時(shí)服務(wù)于教學(xué)和科研，使設(shè)備發(fā)揮最大效能，提高使用效率。
職能部門掌握設(shè)備狀態(tài)后需要及時(shí)跟進(jìn)相應(yīng)舉措，對(duì)于設(shè)備使用狀態(tài)和效益良好的使用單位，可放寬核準(zhǔn)下年度采購計(jì)劃; 反之則嚴(yán)格審批，必要時(shí)可將儀器調(diào)撥至其他單位。
三、結(jié)語
近年來，各高校都在探索優(yōu)化儀器設(shè)備管理機(jī)制，制定并形成切實(shí)可行的措施和途徑，最大化發(fā)揮儀器設(shè)備對(duì)于教學(xué)科研的支撐作用。設(shè)備管理與財(cái)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)協(xié)同性、實(shí)行設(shè)備全生命周期管理，這是資產(chǎn)管理視角下的對(duì)高校儀器設(shè)備管理提出的新要求，不僅有利于儀器設(shè)備的管理，還將推動(dòng)其他相關(guān)職能部門的管理改革與創(chuàng)新，促進(jìn)學(xué)校的改革和發(fā)展。隨著教育部新的財(cái)務(wù)制度的實(shí)施，高校將開始關(guān)注設(shè)備折舊，并將貫穿于設(shè)備全生命周期過程中。
創(chuàng)新儀器設(shè)備管理模式，有利于加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理，提高資產(chǎn)的使用效益，積累固定資產(chǎn)更新資金，促進(jìn)高等教育事業(yè)健康有序地發(fā)展。
